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Políticas de privacidad

Política de Tratamiento de Datos Personales

Celsia S.A. E.S.P.

www.tiendacelsia.com

 

Celsia S.A. E.S.P. (en adelante, "Celsia" o la "Compañía") en cumplimiento de lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 que regulan la recolección y tratamiento de los datos de carácter personal, expide el siguiente documento que desarrolla las políticas de tratamiento de datos personales de la Compañía, previos los siguientes:

 

CONSIDERANDOS

1. El artículo 15 de la Constitución Política colombiana determina que"(...) Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas (...)". Este precepto constitucional, consagra tres derechos fundamentales autónomos, a saber, intimidad, buen nombre y Habeas Data. El precepto constitucional que se desarrolla en este documento es el de "Habeas Data", el cual es el derecho que garantiza y protege todo lo relacionado con el conocimiento, actualización y rectificación de la información personal contenida en Bases de Datos y archivos, el cual ha sido desarrollado y protegido mediante la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, normatividad en virtud de la cual se desarrolla el presente manual, el cual podrá ser ajustado en la medida que el legislador, el Gobierno Nacional o CELSIA incorporen cambios que lo afecten.

 

2. El derecho de Habeas Data debe entonces entenderse como un derecho fundamental autónomo que se compone de la autodeterminación informática y la libertad.

 

3. Que corresponde tanto a las directivas de CELSIA, así como a sus colaboradores y terceros contratistas, observar, acatar y cumplir las órdenes e instrucciones que de modo particular imparta la organización respecto de los datos de carácter personal cuya divulgación o indebido uso pueda generar un perjuicio a los Titulares de la misma, en cumplimiento de los derechos contenidos en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

 

4. Que las normas legales relacionadas con los Datos Personales establecen sanciones económicas, comerciales y privativas de la libertad, por lo cual es fundamental la cooperación entre CELSIA y los destinatarios de estas políticas, con el fin de garantizar el cumplimiento de los derechos a la intimidad, al habeas data y a la protección de Datos Personales, evitando así perjuicios para cualquiera de las partes y/o terceros.

 

5. Que la regulación de las políticas de seguridad de la información, en particular respecto de las relaciones laborales y prestación de servicios, debe incluir la protección de los datos de carácter personal relacionados con el recurso humano, respetando el mínimo de derechos y garantías de los colaboradores y prestadores de servicios, so pena de que las estipulaciones no produzcan ningún efecto.

 

6. Que conforme a la legislación laboral, surge para el empleador el deber · de proteger a los colaboradores y para estos surge el deber de acatamiento y lealtad para con CELSIA, de manera que estos contribuyan en la gestión segura de la información de carácter personal.

 

7. Que estas políticas. Complementan y no contravienen las obligaciones del empleado y de CELSIA contenidas en la legislación laboral.

 

8. Que es deber de los colaboradores para con CELSIA, prestar toda su colaboración en caso de siniestro o riesgo inminente que afecte o amenacen los activos de información, especialmente los relacionados con la información de carácter personal que custodia CELSIA, de manera que se preste la debida cooperación que la Compañía requiera para investigar, analizar y capturar evidencia de incidentes de seguridad que comprometan esta información, tengan o no vocación judicial, acatando para ello las instrucciones contenidas en el protocolo de cadena de custodia de CELSIA.

 

Con base en las anteriores consideraciones que fundamentan la protección de Datos Personales en CELSIA, se formulan las siguientes disposiciones para su Tratamiento y que son de obligatorio cumplimiento para los destinatarios de estas políticas.

 

l. DEFINICIONES.

Para los fines del presente documento, a menos que se estipule de otra manera, los términos en mayúsculas que aquí se usan tendrán el significado asignado a dichos términos en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de 2013.

 

Base de Datos. Es todo conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Custodio de la Base de Datos. Es la persona física que tiene bajo su custodia la base de Datos Personales al interior de CELSIA.

Dato Personal. Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Datos Públicos. Es e l dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados Datos Públicos, ·entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas, boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos Sensibles. Se entiende por Datos Sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derecho humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y a los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento. Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Habeas Data. Derecho fundamental de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar la información y Datos Personales que de ella se hayan recolectado y/o se traten, en Bases de Datos públicas o privadas, conforme lo dispuesto en la Ley y demás normatividad aplicable.

Principios para el Tratamiento de Datos. Son las reglas fundamentales, de orden legal y/o jurisprudencia!, que inspiran y orientan el Tratamiento de Datos Personales, a partir de los cuales se determinan acciones y criterios para dar solución a la posible colisión eritreo el derecho a la intimidad, Habeas Data y protección de los Datos Personales, y el derecho a la información.

Responsable del Tratamiento. Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular. Es la persona física cuyos datos sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento. Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia. La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información o los Datos Personales a un receptor que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

 

JI. OBJETO.

(i) Adoptar y establecer· las reglas aplicables al Tratamiento de Datos Personales recolectados, tratados y/o almacenados por CELSIA en desarrollo de su objeto social, bien sea en calidad de Responsable y/o Encargado del Tratamiento.

Las reglas contenidas en estas políticas dan cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, en el Decreto 1377 de 2013, en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, en cuanto a la garantía de la intimidad de las personas, ejercicio del Habeas Data y protección de Datos Personales, en concordancia con el derecho a la información, de manera que se regulen proporcionalmente estos derechos en CELSIA y se pueda prevenir la vulneración de los mismos.

(ii) Comunicar al Titular del Dato Personal, las políticas de Tratamiento de la información que le serán aplicables a sus Datos Personales; y (iii) Explicar la forma de acceder a sus Datos Personales, además de determinar la forma en cómo se dará Tratamiento y posterior uso a los mismos. ·

 

111. ÁMBITO DE APLICACIÓN.

Las presentes políticas se aplicarán al Tratamiento de Datos Personales efectuado en territorio colombiano, o cuando le sean aplicables las políticas al Responsable y/o Encargado ubicado fuera del territorio colombiano, en virtud de tratados internacionales, relaciones contractuales, entre otros.

Los principios y disposiciones contenidos en estas políticas de Datos Personales, se aplicarán a cualquier Base de Datos Personales que se encuentre en custodia de CELSIA, bien sea en calidad de Responsable y/o como Encargado del Tratamiento.

 

Todos los procesos organizacionales de CELSIA que involucre el Tratamiento de Datos Personales, deberán someterse a lo dispuesto en estas políticas.

 

IV. DESTINATARIOS DE LAS POLÍTICAS.

Las presentes políticas se aplicarán y por ende obligará a las siguientes personas:

4.1. Todo el personal interno de CELSIA, representantes legales, directivos o no, que custodien y traten Bases de Datos que contengan Datos Personales. ·

4.2. Contratistas y personas naturales o jurídicas que presten sus servicios a CELSIA bajo cualquier tipo de modalidad contractual, en virtud de la cual se realice cualquier Tratamiento de Datos Personales.

4.3. Las demás personas que establezca la ley.

 

V. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS

PERSONALES.

La protección de Datos Personales en CELSIA, estará sometida a los siguientes principios o reglas fundamentales, con · base en las cuales se determinarán los procesos internos relacionados con el Tratamiento de Datos Personales y se interpretarán de manera armónica, integral y sistemática con las Leyes colombianas.

 

5.1. Consentimiento informado o principio de libertad.

El Tratamiento de Datos Personales al interior de CELSIA, sólo puede hacerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular de conformidad con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos, tratados o divulgados si autorización del Titular salvo mandato legal o judicial que supla el consentimiento del Titular.

 

5.2. Legalidad.

El Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012, es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

 

5.3. Finalidad del Dato Personal.

El Tratamiento de Datos Personales, debe obedecer a una finalidad legítima, acorde con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular del Dato Personal tal, y como lo establece la Ley 1581 y su Decreto Reglamentario.


 

 

5.4. Veracidad o calidad del Dato Personal.

Los Datos Personales recolectados por CELSIA deben ser veraces, completos, exactos, comprobables, comprensibles y mantenerse actualizados. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, fraccionados, incompletos o que induzcan a error.

 

5.5. Transparencia.

En el Tratamiento de Datos Personales se garantizará el derecho del Titular del Dato Personal a obtener y conocer del Responsable y/o Encargado del Tratamiento, en Política de Tratamiento de Datos Personales cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernen.

 

5.6. Pertinencia del Dato Personal.

En la recolección de los Datos Personales por parte de CELSIA se deberá tener en cuenta la finalidad del Tratamiento y/o de la Base de · Datos; por tanto deben ser datos adecuados, pertinentes y no excesivos ni desproporcionados en relación con la finalidad. Se prohíbe la recolección de Datos Personales desproporcionados en relación con la finalidad para la cual se obtienen.

 

5.7. Acceso y circulación restringida.

Los Datos Personales que recolecte o trate CELSIA serán usados por la Compañía solo en el ámbito de la finalidad y autorización concedida por el Titular del Dato Personal.

Los Datos Personales bajo custodia de CELSIA, no podrán estar disponibles en Internet o en cualquiera otro medio de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable y seguro, y para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a lo dispuesto en la Ley y los principios que gobiernan la materia.

 

5.8. Temporalidad del Dato Personal.

Agotada la finalidad para la cual fue recolectado y/o tratado el Dato Personal, CELSIA deberá cesar en su uso y por ende adoptará las medidas de seguridad pertinentes. Para tal fin, se tendrán en cuenta las obligaciones de Ley comercial en materia de conservación de libros de comercio y correspondencia del comerciante.

 

5.9. Seguridad del Dato Personal.

CELSIA, en calidad de Responsable o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, según el caso, adoptará las medidas de seguridad físicas, tecnológicas y/o administrativas que sean necesarias para garantizar los atributos de integridad, autenticidad y confiabilidad de los Datos Personales. La Compañía, conforme la clasificación de los Datos Personales, implementará las medidas de seguridad de nivel alto, medio o bajo, aplicables según el caso, con el fin de evitar la adulteración, pérdida, fuga, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

5.10.

CELSIA y todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales, tienen la obligación profesional de guardar y mantener la reserva de tales datos, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de la misma. CELSIA implementará, en sus relaciones contractuales, cláusulas de protección de Datos en este sentido.

 

5.11. Deber de Información.

CELSIA informará a los Titulares de los Datos Personales, así como a los Responsables y Encargados del Tratamiento, del régimen de protección de datos adoptado por la organización, así como respecto de la finalidad y demás principios que regulan el Política de Tratamiento de Datos Personales. Así mismo informará sobre la existencia de las Bases de Datos Personales que custodie, los derechos y el ejercicio del Habeas Data por parte de los Titulares de Datos Personales, procediendo al registro que exige la Ley y el Decreto reglamentario.

 

5.12. Protección especial de Datos Sensibles.

CELSIA no recolectará ni tratará Datos Personales ligados exclusivamente a ideologías políticas, afiliación sindical, creencias religiosas, vida sexual, origen étnico, y datos de salud, salvo autorización expresa del Titular y en aquellos casos de Ley en los cuales no se requiera del consentimiento. La información personal de carácter sensible que se pueda obtener de un proceso de selección de personal, será protegida a través de las medidas de seguridad altas. ·

 

VI. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS.

Los Titulares Datos Personales contenidos en Bases de Datos Personales que reposen en los sistemas de información de CELSIA, tienen los derechos descritos en este acápite ·en cumplimiento de las garantías fundamentales consagradas en el Constitución Política y la Ley.

El ejercicio de estos derechos será gratuito e ilimitado por parte del Titular del Dato Personal, sin perjuicio de disposiciones legales que regulen el ejercicio de los mismos. El ejercicio del Habeas Data, expresado en los siguientes derechos, constituye una potestad personalísima y serán ejercidos por el Titular del dato de manera exclusiva, salvo las excepciones de Ley.

 

6.1. Derecho de acceso.

Este derecho comprende la facultad del Titular del Dato Personal de obtener toda la información respecto de sus propios Datos Personales, sean parciales o completos, del Tratamiento aplicado a los mismos, de la finalidad del Tratamiento, la ubicación de las Bases de Datos que contienen sus Datos Personales, y sobre las comunicaciones y/o cesiones realizadas respecto de ellos, sean éstas autorizadas o no.

 

6.2. Derecho de actualización.

Este derecho comprende la facultad del Titular del dato de actualizar sus Datos Personales cuando éstos hayan tenido alguna variación.

 

6.3. Derecho de rectificación.

Este derecho comprende la facultad del Titular del Dato Personal de modificar los Datos Personales que resulten ser inexactos, incompletos o inexistentes.

 

6.4. Derecho de cancelación.

Este derecho comprende la facultad del Titular de Datos Personales de cancelar los mismos o suprimirlos cuando sean excesivos, no pertinentes, o el Tratamiento sea contrario a las normas, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones o exigidos por la Ley y/o que sea necesario en un marco contractual específico.

 

En el caso de solicitud de cancelación de la autorización del Tratamiento de Datos Personales relacionados con la prestación del servicio de energía eléctrica, la Compañía le indicará que sin dicha autorización CELSIA no podría tenerlo en la Base de Datos y por lo tanto, no se le podría prestar el servicio de energía eléctrica.

 

6.5. Derecho a la revocatoria del consentimiento.

El Titular de los Datos Personales tiene el derecho de revocar el consentimiento o la autorización que habilitaba a CELSIA para un Tratamiento con determinada finalidad, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la Ley y/o que sea necesario en un marco contractual específico.

En el caso de solicitud de revocatoria de la autorización del Tratamiento de Datos Personales relacionados cori la prestación del servicio de energía eléctrica, la Compañía le indicará que sin dicha autorización CELSIA no podría tenerlo en la Base de Datos y por lo tanto, no se le podría prestar el servicio de energía eléctrica.

 

6.6. Derecho de oposición.

Este derecho comprende la facultad del Titular del Dato. Personal de oponerse al Tratamiento de sus Datos Personales, salvo los casos en que tal derecho no proceda por disposición legal o por vulnerar intereses generales superiores al interés particular. CELSIA, con base en los legítimos derechos que argumente el Titular del Dato Personal, hará un juicio de proporcionalidad o ponderación con el fin de determinar la preeminencia o no del derecho particular del Titular del Dato Personal sobre otros derechos, verbigracia, el derecho de información.

En el· caso de oposición al Tratamiento de Datos Personales relacionados con la prestación del servicio de energía eléctrica, la Compañía le indicará que sin dicha autorización CELSIA no podría tenerlo en la Base de Datos y por lo tanto, no se le podría prestar el servicio de energía eléctrica.

 

6.7. Derecho a presentar quejas y reclamos o a ejercer acciones.

El Titular del Dato Personal tiene derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que fuera competente, quejas y reclamos, así como las acciones que resultaren pertinentes, para la protección de sus datos una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento. CELSIA dará respuesta a los requerimientos que realicen las autoridades competentes en relación con estos derechos de los Titulares de los Datos Personales.

 

6.8. Derecho a otorgar autorización para el Tratamiento de datos.

En desarrollo del principio del consentimiento informado, el Titular del dato tiene derecho a otorgar su autorización, para tratar sus Datos Personales en CELSIA.

 

De manera excepcional, esta autorización no será requerida en los siguientes casos:

 

6.8.1. Cuando sea requerida por entidad pública o administrativa en cumplimiento de sus funciones legales, o por orden judicial.

6.8.2. Cuando se trate de Datos de Públicos.

6.8 3. En casos de emergencia médica o sanitaria.

6.8.4. Cuando sea Tratamiento de información autorizado por la Ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

6.8.5. Cuando se trate de Datos Personales relacionados con el Registro Civil de las personas.

6.8.6. Bases de Datos y archivos que tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional, así como la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo;

6.8.7. Bases de Datos que tengan como fin y contengan información de inteligencia y contrainteligencia;

6.8.8. Bases de Datos y archivos de información periodística y otros contenidos editoriales;

6.8.9. Bases de Datos y archivos regulados por la Ley 1266 de 2008; y

6.8.10. Bases de datos y archivos regulados por la Ley 79 de 1993.

 

En estos casos, si bien no se requiere de la autorización del Titular, si tendrán aplicación los demás principios y disposiciones legales sobre protección de Datos Personales.

 

VIl. DEBERES DE LOS DESTINATARIOS DE ESTAS POLÍTICA S RESPECTO DE LAS

BASES DE DATOS PERSONALES CUANDO OSTENTEN LA CALIDAD DE

RESPONSABLES Y ENCARGADOS.

 

7.1. Deberes para los Responsables del Tratamiento.

Cuando CELSIA o cualquiera de los destinatarios de estas políticas, asuman la calidad de Responsables del Tratamiento de Datos Personales bajo su custodia, deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la Ley y en otras que rijan su actividad:

 

a) Garantizar al Titular de Datos Personales, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data.

b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de 2013, copia de la respectiva autorización y consentimiento otorgada por el Titular de Datos Personales.

e) Informar debidamente al Titular de Datos Personales sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

d) Conservar los Datos Personales bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.

g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley.

i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en estas políticas y en la Ley.

k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

1) Informar al Encargado del Tratamiento la circunstancia de que determinada información se encuentra en discusión · por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

m) Informar a solicitud del Titular de los Datos Personales sobre el uso dado a los mismos.

n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares de Datos Personales.

o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio o la autoridad competente sobre la materia.

 

7.2. Deberes de los Encargados del Tratamiento de Datos Personales.

Cuando CELSIA o cualquiera de los destinatarios de estas políticas, asuman la calidad de Encargados del Tratamiento de Datos Personales, deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la Ley y en otras que rijan su actividad:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de

Hábeas Data.

b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e) Realizar oportunamente. La actualización, rectificación o supresión de los Datos  Personales en los términos de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

d) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.

e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en estas políticas, en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares de Datos Personales.

g) Registrar en la Base de Datos las Leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, respecto de aquellas quejas Reclamaciones no resueltas presentadas por los Titulares de los Datos Personales.

h) Insertar en la Base de Datos la Leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del Dato Personal.

i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio de conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

k) Informar a· la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

1) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

7.3. Deberes comunes de Responsables y Encargados del Tratamiento.

Además de los deberes antes descritos en cabeza de CELSIA y de cualquier otra persona que asuma su condición de Responsable o Encargado del Tratamiento, de manera complementaria asumirán los siguientes deberes cualquiera que sea su condición:

a) Aplicar las medidas de seguridad conforme la clasificación de los Datos Personales que trata CELSIA.

b) Adoptar procedimientos de recuperación de desastres aplicables a los Base de Datos que contengan Datos Personales:

e) Adoptar procedimientos de Respaldo o Back Up de los Base de Datos que contienen Datos Personales.

d) Auditar de forma periódica el cumplimiento de estas políticas por parte de los destinatarios de las mismas.

e) Gestionar de manera segura las Bases de Datos que contengan Datos Personales.

f) Llevar un registro central de las Bases de Datos que contengan Datos Personales que comprenda el historial desde su creación, Tratamiento de la información y cancelación de la Base de Datos.

g) Gestionar de manera segura el acceso a las Bases de Datos Personales contenidos en

los sistemas de información, en los que actúe como Responsable o Encargado del Tratamiento.

h) Disponer de un procedimiento para gestionar los incidentes de seguridad respecto de las Bases de Datos que contengan Datos Personales.

i) Regular en los contratos con terceros el acceso a las Bases de Datos que contengan Datos Personales.

 

VIII. PROCEDIMIENTO DE HABEAS DATA PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS

DE INFORMACIÓN, ACCESO, ACTUALIZACIÓN, RECTIFICACIÓN, CANCELACIÓN Y

OPOSICIÓN. En desarrollo de la garantía constitucional de Habeas Data respecto de los derechos de acceso, actualización, rectificación, cancelación y oposición por parte del Titular de Datos Personales, o interesado habilitado legalmente, esto es, sus causahabientes y representantes legales, CELSIA adopta el siguiente procedimiento:

 

8.1. El Titular del dato y/o interesado en ejercer uno de estos derechos, acreditará esta condición mediante copia del documento pertinente y de su documento de su identidad, que podrá suministrar por medio físico o digital. En caso de que el Titular esté representado por un tercero deberá allegarse el respectivo poder, el cual deberá tener reconocimiento de firma y contenido ante notario público. El apoderado deberá igualmente acreditar su identidad en los términos indicados.

8.2. La solicitud para ejercer cualquiera de los derechos mencionados deberá hacerse en soporte escrito, sea este físico o digital. La solicitud de ejercicio de los derechos mencionados podrá dirigirse a la dirección principal de CELSIA ubicada en la calle 15 No. 29B-30 Autopista Cali Yumbo (Yumbo), o a las Oficinas Comerciales y Punto de Atención y Pago de CELSIA en los diferentes municipios del Valle del Cauca, o al correo electrónico [email protected] CELSIA a su entera discreción, podrá disponer de otros medios para que el Titular de los Datos Personales ejerza sus derechos.

8.3. La solicitud de ejercicio de cualquiera de los derechos mencionados contendrá la siguiente información: ·

8.3.1. Nombre del Titular del Dato Personal y de sus representantes, de ser el caso.

8.3.2. Petición concreta y precisa de información-, acceso, actualización, rectificación, cancelación, oposición o revocatoria del consentimiento. En cada caso la petición deberá estar razonablemente fundamentada para que CELSIA proceda como Responsable de la Base de Datos Personales a dar respuesta.

8.3.3. Dirección física y/o electrónica para notificaciones.

8.3.4. Documentos que soportan la solicitud.

8.3.5. Firma de la solicitud por parte del Titular del Dato Personal.

(i) Si faltare alguno de los requisitos aquí indicados, CELSIA así lo comunicará al interesado dentro de los 5 días siguientes a la recepción de la solicitud, para que los mismos sean subsanados. Si transcurridos dos (2) meses sin que presente la información requerida, se entenderá que se ha desistido de la solicitud. CELSIA podrá disponer de formatos físicos y/o digitales para el ejercicio de este derecho y en ellos indicará si se trata de una consulta o de un reclamo del interesado.

(ii) Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la recepción completa de la solicitud, CELSIA indicará que se trata de un reclamo en trámite. En la respectiva Base de Datos se deberá consignar una casilla en la que se indique las siguientes Leyendas: "Reclamo en trámite" y "Reclamo resuelto”.

(iii) CELSIA, cuando sea Responsable del Tratamiento de la Base de Datos de Datos Personales contenidos en sus sistemas de información, dará respuesta a la solicitud en el término de diez (10) días hábiles si se trata de una consulta; y de quince (15) días hábiles si se trata de un reclamo. En igual término se pronunciará cuando verifique que en sus sistemas de información no tiene Datos Personales del interesado que ejerce alguno de los derechos indicados.

(iv) En caso de consulta, si no fuere posible dar respuesta dentro del término de diez (1O) días hábiles, se informará al interesado los motivos de demora y la fecha en la que se atenderá el reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento de los primeros diez (10) días hábiles.

(iv) En caso de reclamo, si no fuere posible dar respuesta dentro del término de quince (15) días hábiles, se informará al interesado los motivos de demora y la fecha en la que se atenderá el reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los Ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento de los primeros quince (15) días hábiles.

(v) CELSIA, en los casos que detente la condición de Encargado del Tratamiento informará tal situación al Titular o interesado en el Dato Personal, y comunicará al Responsable del Dato Personal la solicitud, con el fin de que éste dé respuesta a la solicitud de consulta o reclamo presentado. Copia de tal comunicación será dirigida al Titular del Dato Personal o interesado, para que tenga conocimiento sobre la identidad del Responsable del Dato Personal y en consecuencia del obligado principal de garantizar el ejercicio de su derecho.

(vi) CELSIA documentará y almacenará las solicitudes realizadas por los Titulares de los datos Personales o por los interesados en ejercicio de cualquiera de los derechos, así como las respuestas a tales solicitudes. Esta información será tratada conforme a las normas aplicables a la correspondencia de la organización.

(vii) Para acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio en ejercicio de las acciones legales contempladas para los Titulares de datos o interesados, se deberá agotar previamente el trámite de consultas y/o reclamos aquí descrito.

 

IX. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

Las operaciones que constituyen Tratamiento de Datos Personales por parte de CELSIA, en calidad de Responsable o Encargado del mismo, se regirán por los siguientes parámetros y tendrán las siguientes finalidades.

 

9.1. Datos Personales relacionados con la Gestión del Recurso Humano.

9.1.1. Tratamiento de Datos Personales antes de la relación contractual

laboral. CELSIA tratará los Datos Personales de sus colaboradores, así como respecto de aquellos que se postulen para vacantes, en tres momentos a saber: antes, durante y después de la relación laboral y/o de servicios. CELSIA informará, de manera anticipada, a las personas interesadas en participar en un proceso de selección, las reglas aplicables al Tratamiento de los Datos Personales que suministre el interesado, así como respecto de aquellos que se obtengan durante el proceso de selección.

CELSIA, una vez agote el proceso de selección, informará el resultado negativo y entregará a las personas no seleccionadas los Datos Personales suministrados, salvo que los Titulares de los Datos Personales por escrito autoricen la destrucción de los mismos, cuando el Titular del Dato Personal no sea seleccionado. La información obtenida por CELSIA respecto de quienes no fueron seleccionados, resultados de las pruebas psicotécnicas y entrevistas, serán eliminados de sus sistemas de información, dando así cumplimiento al principio de finalidad.

CELSIA cuando contrate procesos de selección de personal con terceros, regulará en los. contratos el Tratamiento que se deberá dar a los Datos Personales entregados por los interesados, así como la destinación de la información personal obtenida del respectivo proceso.

Los Datos Personales e información obtenida del proceso de selección respecto del personal seleccionado para laborar en CELSIA, serán almacenados en la carpeta personal, aplicando a esta información niveles y medidas de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que tal información contenga datos de carácter sensible.

La finalidad de la entrega de los datos suministrados por los interesados en las vacantes de CELSIA y la información personal obtenida del proceso de selección, se limita a la participación en el mismo; por tanto, su uso para fines diferentes está prohibido.

 

9.1.2. Tratamiento de datos durante la relación contractual laboral. CELSIA almacenará los Datos Personales e información personal obtenida del proceso de selección de los colaboradores en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos. Esta carpeta física o digital solo será accedida y tratada por Gestión Humana y con la finalidad de administrar la relación contractual entre CELSIA y el empleado.

El Tratamiento que ESPA dará a los Datos Personales, tendrá la finalidad de cumplir con las obligaciones derivadas de la relación contractual laboral, incluyendo pero sin limitarse a la gestión del personal que involucra entre otros el pago y administración de nómina (salarios, prestaciones sociales legales y extralegales, beneficios, bonificaciones, reembolsos, seguros, realizar las deducciones autorizadas por la Ley, por autoridad judicial o por el empleado); realizar los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral; la asignación de las elementos de trabajo como son los equipos de comunicación y cómputo, puesto de trabajo, correo electrónico y demás que requiera por las particularidades del cargo; la contratación de seguros; el desarrollo de personal; garantizar la seguridad y Salud de los colaboradores; asegurar · el cumplimiento de obligaciones de confidencialidad y otras

obligaciones laborales; garantizar el derecho de libertad de asociación; contactar a sus familiares cuando se requiera; la emisión de certificaciones laborales, campañas publicitarias por temas propios de la empresa; identificación por seguridad e imagen; para auditorías internas o externas. Igualmente, cualquier otra finalidad que sea compatible y pueda considerarse análoga a · las señaladas.

El uso de la información de los colaboradores para fines diferentes a la administración de la relación contractual, está prohibido en CELSIA. El uso diferente de los datos e información personal de los colaboradores sólo procederá por orden de autoridad competente, siempre que en ella radique tal facultad. Lo anterior, salvo autorización previa y escrita que documente el consentimiento por parte del Titular del Dato Personal o disposición legal sobre la materia.

 

9.1.3. Tratamiento de datos después de terminada la relación contractual laboral.

Terminada la relación laboral, cualquiera que fuere la causa, CELSIA procederá ' a almacenar los Datos Personales obtenidos del proceso de selección y documentación generada en el desarrollo de la relación laboral, en un archivo central, sometiendo tal información a medidas y niveles de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que la información laboral pueda contener Datos Sensibles.

Los Datos Personales de ex colaboradores y/o pensionados, tendrán como finalidad la de cumplir con las obligaciones derivadas de la relación laboral que existió, incluyendo pero sin limitarse a la emisión de certificaciones laborales; reconocimiento de pensiones y/o sustituciones pensionales, emisión de certificados para liquidación de bonos pensionales, certificaciones para cobros y pagos de cuotas partes pensionales, cálculos actuariales, reconocimiento de beneficios· y para auditorías internas o externas. CELSIA tiene prohibido ceder tal· información a terceras partes, pues tal hecho puede configurar una desviación en la finalidad para la cual fueron entregados los Datos Personales por sus Titulares. Lo anterior, salvo autorización previa y escrita que documente el consentimiento por parte del Titular del Dato Personal o disposición legal sobre la materia.

 

9.2. Tratamiento de Datos Personales de accionistas. Los Datos Personales de los accionistas de la Compañía, se considerará información reservada, pues la misma está registrada en los libros de comercio y tiene el carácter de reserva por disposición legal. En consecuencia, el acceso a tal información personal se realizará conforme las normas contenidas en el Código de Comercio, la Ley 964 de 2005, el Decreto 2555 de 2012 y las demás normas que apliquen sobre la materia, incluyendo las del mercado público de valores. CELSIA solo usará los Datos Personales de los accionistas para las finalidades derivadas de la relación estatutaria existente.

 

9.3. Tratamiento de Datos Personales de proveedores. CELSIA solo recabará de sus proveedores los Datos Personales que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar. Cuando se le exija a CELSIA por naturaleza jurídica la divulgación de datos del proveedor persona física consecuencia de un proceso de contratación, ésta se efectuará con las previsiones que den cumplimiento a lo dispuesto en estas políticas y que prevengan a terceros sobre la finalidad de la información que se divulga.

CELSIA recolectará de sus proveedores los Datos Personales de los colaboradores de éste, que sean necesarios, pertinentes y no excesivos, que por motivos de seguridad deba analizar y evaluar, atendiendo las características de los servicios que se contraten con el proveedor.

Los Datos Personales de colaboradores de los proveedores recolectados por CELSIA, tendrá como única finalidad verificar la idoneidad moral y competencia de los colaboradores; por tanto, una vez verificado este requisito, CELSIA podrá devolver tal información al proveedor, salvo cuando fuere necesario preservar estos datos. Cuando CELSIA entregue Datos Personales de sus colaboradores a sus proveedores, estos deberán proteger los Datos· Personales suministrados, conforme lo dispuesto en estas políticas. Para tal efecto se· incluirá la previsión de auditoría respectiva en el contrato o documento que legitima la entrega de los Datos Personales. CELSIA verificará que los datos solicitados sean necesarios, pertinentes y no excesivos respecto de la finalidad que fundamente la solicitud de acceso a los mismos.

 

9.4. Tratamiento de Datos Personales en procesos de contratación. Los terceros que, en procesos de contratación, alianzas y acuerdos de cooperación con CELSIA, accedan, usen, traten y/o almacenen · Datos Personales de colaboradores de CELSIA y/o de terceros relacionados con dichos procesos contractuales, adoptarán en lo pertinente lo dispuesto en estas políticas, así como las medidas de seguridad que le indique CELSIA según el tipo de dato de carácter personal tratado.

Para tal efecto, se incluirá la previsión de auditoría respectiva en el contrato o documento que legitima la entrega de los Datos Personales. CELSIA verificará que los datos solicitados sean necesarios, pertinentes y no excesivos respecto de la finalidad del Tratamiento.

 

9.5. Tratamiento de Datos Personales de clientes o usuarios del servicio público

de energía eléctrica suministrado por CELSIA. Los Datos Personales contenidos en la Base de Datos de la Compañía cuyo Tratamiento está relacionado con la prestación del servicio de energía eléctrica y con cobros que sean permitidos realizar a través de la factura por el Titular, tendrán como finalidad: (i) la lectura de contadores de los usuarios del servicio; (ii) la facturación y recaudo por la prestación del servicio de energía eléctrica, alumbrado público, aseo y los que expresamente autorice el Titular; (iii) realizar la gestión de cobro por el servicio de energía eléctrica; (iv) el envío y venta de productos y servicios de la Compañía (i.e. promociones, campañas publicitarias, eventos, concursos, venta de Multiservicios, ofertas, etc.); (v) la realización de encuestas, estudios e investigaciones de mercado; y (vi) en general, todo lo necesario para la debida prestación del servicio de energía eléctrica, de conformidad con las Leyes 142 y 143 de 1994.

 

9.6. Tratamiento de Datos Personales de la comunidad en general. La recolección de Datos' Personales de personas naturales que CELSIA trate en desarrollo de acciones relacionadas con la comunidad, bien sea consecuencia de responsabilidad social empresarial o de cualquiera otra actividad, se sujetará a lo dispuesto en estas políticas. Para el efecto, previamente CELSIA informará y obtendrá la autorización de los Titulares de los Datos Personales en los documentos e instrumentos que utilice para el efecto y relacionados con estas actividades.

En cada uno de los casos antes descritos, las áreas de la organización que desarrollen los procesos de negocios en los que se involucren Datos Personales, deberán considerar en · sus estrategias de acción la formulación de reglas y procedimientos que permitan cumplir y hacer efectivas las políticas aquí adoptadas, además de prevenir posibles sanciones legales. ·

 

X. PROHIBICIONES.

En desarrollo de estas políticas de seguridad de la información personal de CELSIA, se establecen las siguientes prohibiciones y sanciones como consecuencia de su incumplimiento.

 

10.1. CELSIA prohíbe el acceso, uso, gestión, cesión, comunicación, almacenamiento y cualquiera otro Tratamiento de Datos Personales de carácter sensible sin autorización del Titular del Dato Personal y/o de CELSIA.

•El incumplimiento de esta prohibición por parte de los colaboradores de CELSIA será considerado como falta grave, que podrá dar lugar a la terminación de la relación laboral. Lo anterior, sin perjuicio de las acciones legales a que haya lugar.

•El incumplimiento de esta prohibición por parte de los proveedores que contraten con CELSIA será considerada como causa grave para dar terminación al contrato, sin perjuicio de las acciones a que haya lugar.

•En los contratos con los proveedores, donde el objeto contratado tenga relación con Datos Personales, se pactará una previsión en relación con los perjuicios que se pueden llegar a ocasionar a CELSIA como consecuencia de la imposición de multas, sanciones operativas, entre otras, por parte de las autoridades competentes y como consecuencia del obrar imprudente y negligente del proveedor.

 

10.2. CELSIA prohíbe la cesión, comunicación o circulación de Datos Personales, sin el consentimiento previo, escrito y expreso del Titular del Dato Personal o sin autorización de CELSIA. La cesión o comunicación de Datos Personales deberá ser inscrita en el registro central de Datos Personales de CELSIA y contar con la autorización del Custodio de la Base de Datos.

10.3. CELSIA prohíbe el acceso, uso, cesión, comunicación, Tratamiento, almacenamiento y cualquiera otro Tratamiento de Datos Personales de carácter sensible que llegaren a ser identificados en un procedimiento de auditoría en aplicación de la norma sobre el buen uso de los recursos informáticos de la organización y/u otras normas y/o políticas expedidas por CELSIA para estos fines.

Los Datos Sensibles que se identifiquen serán informados al Titular de los mismos, con el fin de este proceda a eliminarlos; de no ser posible esta opción, CELSIA procederá a eliminarlos de manera segura.

10.4. CELSIA prohíbe a los destinatarios de estas políticas cualquier Tratamiento de Datos Personales que pueda dar lugar a alguna de las conductas descritas en la Ley de delitos informáticos 1273 de 2009.

10.5. CELSIA prohíbe el Tratamiento de Datos Personales de Niños y adolescentes· menores de edad, salvo autorización e x p r e s a de sus representantes legales. Todo Tratamiento que se llegare a hacer respecto de los datos de los menores, se deberán asegurar los derechos prevalentes que la Constitución Política reconoce a estos, en armonía con el Código de la· Infancia y la Adolescencia.

 

XI. TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS.

Está prohibida la Transferencia de Datos Personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entienden países seguros aquellos que cumplan con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio.

De manera excepcional se podrán realizar Transferencias internacionales de datos por CELSIA cuando:

11.1. El Titular del dato haya otorgado su autorización previa, expresa e inequívoca para realizar la Transferencia.

11.2. La Transferencia sea necesaria para la ejecución de un contrato entre el Titular y CELSIA como Responsable y/o Encargado del Tratamiento.

11.3. Se trate de Transferencias bancarias y bursátiles acorde con la legislación aplicable a dichas transacciones.

11.4. Se trate de Transferencia de datos en el marco de tratados internacionales que hagan parte del ordenamiento jurídico colombiano.

11.5. Transferencias legalmente exigidas para salvaguardar un interés público.

 

Al momento de presentarse Una Transferencia internacional de Datos Personales, previo envío o recepción de los mismos, CELSIA suscribirá los acuerdos que regulen en detalle las obligaciones, cargas y deberes que surgen para las partes intervinientes.

Los acuerdos o contratos que se celebren deberán atender lo dispuesto en estas políticas, así como en la legislación y jurisprudencia que fuera aplicable en materia de protección de Datos Personales.

 

XII. ROLES Y RESPONSABILIDADES EN EL CUMPLIMIENTO DE LA

PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES.

La responsabilidad en el adecuado Tratamiento de Datos Personales al interior de CELSIA, está en cabeza de todos sus colaboradores y administradores.

En consecuencia, al interior de cada área que maneje los procesos de negocios que involucren Tratamiento de Datos Personales, deberán adoptar las reglas y procedimientos para la aplicación y cumplimiento de las presentes políticas, dada su condición de custodios de la información personal que contenida en los sistemas de información de CELSIA.

En caso de duda respecto del Tratamiento de los Datos Personales, se acudirá al área Responsable de la seguridad de la información y/o a la Gerencia Jurídica para que indiquen la directriz a seguir, según el caso.

 

XIII. TEMPORALIDAD DEL DATO PERSONAL.

En el Tratamiento de Datos Personales que realiza CELSIA, la permanencia de los datos en sus sistemas de información estará determinada por la finalidad de dicho Tratamiento.

En consecuencia, agotada la finalidad para la cual se recolectaron los datos, CELSIA procederá a su destrucción o devolución, según el caso, o bien a conservarlos según lo dispuesto en la Ley, adoptando las medidas técnicas que impidan un Tratamiento inadecuado.

 

XIV. MEDIDAS DE SEGURIDAD.

En el Tratamiento de los Datos Personales objeto de regulación en estas políticas, CELSIA adoptará medidas de seguridad físicas, lógicas y administrativas, las cuales se clasifican en nivel alto, medio y bajo, conforme el riesgo que pueda derivar de la criticidad de los Datos Personales tratados.

En desarrollo del principio de Seguridad de los Datos personales, CELSIA adoptará una directriz general sobre estas medidas, que serán de obligatorio acatamiento por parte de los destinatarios de estas políticas.

Es obligación de los destinatarios de estas políticas informar a CELSIA cualquier sospecha que pueda implicar una violación a las medidas de seguridad adoptadas · por la organización para proteger los Datos Personales confiados a ella, así como cualquier Tratamiento inadecuado de los mismos, una vez tengan conocimiento de esta situación.

En estos casos, CELSIA comunicará a la autoridad de control la situación y procederá a gestionar el respectivo incidente de seguridad respecto de los Datos Personales, con el fin de establecer las repercusiones jurídicas del mismo, sean estas a nivel penal, laboral, disciplinario o civil.

 

XV. PROCEDIMIENTOS Y SANCIONES.

CELSIA comunica a los destinatarios de estas políticas el régimen de sanciones previsto por la Ley 1581 de 2012 en su artículo 23, que materializa los riesgos que se asume por un indebido Tratamiento de Datos Personales:

"ARTÍCULO 23. Sanciones. La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones:

a) Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó.

b) Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses. En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar.

e) Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término- de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la Superintendencia de Industria y Comercio.

d) Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles."

La notificación de cualquier procedimiento de investigación por parte de cualquier autoridad, relacionado con el Tratamiento de Datos Personales, deberá ser comunicada de manera inmediata a la Gerencia Jurídica de la Compañía, con el fin de tomar las medidas tendientes a deferir el accionar de la entidad y evitar · la imposición de las sanciones previstas en la legislación colombiana, en particular las consignadas en el Título VI, Capítulo 3 de la Ley 1581 de 2012 antes descritas.

Consecuencia de los riesgos que asume CELSIA bien en calidad de Responsable y/o Encargado del Tratamiento de los Datos Personales, el incumplimiento de estas políticas por parte de sus destinatarios, se considera una falta grave y dará lugar a la terminación del contrato respectivo sin perjuicio de las demás acciones que legalmente procedan.

 

XVI. ENTREGA DE DATOS PERSONALES A AUTORIDADES.

Cuando las autoridades del Estado soliciten a CELSIA el acceso y/o entrega de Datos Personales contenidos en cualquiera de sus Bases de Datos, se verificará la legalidad de la petición, la pertinencia de los datos solicitados en relación con la finalidad expresada por la autoridad, y se documentará la entrega de la información personal solicitada previendo que la misma cumpla con todos sus atributos (autenticidad, confiabilidad e integridad), y advirtiendo el deber de protección sobre estos datos, tanto al funcionario que hace la solicitud, a quien la recibe, así como a la entidad para la cual estos laboran. Se prevendrá a la autoridad que requiera la información personal, sobre las medidas de seguridad que aplican a los Datos Personales entregados y los riesgos que conllevan su indebido uso e inadecuado Tratamiento.

El contenido del procedimiento deberá adecuarse en todo momento a las disposiciones vigentes en materia de seguridad de los datos personales.

 

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